Para qué sirven los grupos de trabajo online

Los negocios en Internet evolucionan constantemente, pero no siempre las herramientas de comunicación se adaptan a las nuevas necesidades. El trabajo a distancia es una solución cada vez más atractiva no solo para quienes se embarcan en un proyecto personal de tipo ‘freelance’, sino también para muchos emprendedores que deciden gestionar sus equipos dando libertad de localización a sus empleados. En este último caso, las plataformas que gestionan grupos de trabajo online son ya una opción en auge y con mucho futuro por delante.

Estas plataformas de grupos de trabajo online vienen a sustituir o a complementar a los sistemas de comunicación tradicional, como el correo electrónico o el teléfono, que en muchos casos resultan incómodos cuando es necesario poner en contacto a los miembros de un grupo grande: enviando un e-mail a muchos remitentes puede haber confusiones con la opción ‘Responder a todos’, mientras que el teléfono no da solución a las llamadas grupales.

Pese a ser un sector relativamente poco explorado, las plataformas de grupos de trabajo online que existen en la actualidad son muy variadas. La principal de todas ellas es probablemente Teambox, aunque también destacan otras como Asana, Trello o Basecamp, entre otras. Muchas de ellas también cuentan con aplicaciones para tablet y smartphone, de modo que las tareas y las comunicaciones viajan siempre con uno mismo.

Qué se puede hacer con los grupos de trabajo online

Aunque cada plataforma es diferente, todas ellas tienen funciones muy parecidas. Algunas de las más importantes son:

  • Crear y asignar tareas o ‘tasks’: son pequeñas ventanas o mensajes que llegan directamente a un miembro concreto pero que pueden consultar en el escritorio todos los integrantes de ese grupo de trabajo online. Cuando la tarea se completa, pasa a tener el estatus de ‘Resuelto’ o ‘Completado’.
  • Calendarios: útiles para conocer las fechas marcadas en el proyecto
  • Chats amigables
  • Integración con Google Docs, Dropbox y otros sistemas de ofimática en la nube
  • Sistemas de ‘time tracking’ para llevar un verdadero control del tiempo empleado en el proyecto por parte de los miembros del grupo de trabajo online.

Ventajas de los grupos de trabajo online

  • Integración de diferentes herramientas en una misma plataforma
  • Hacen más partícipes en el proyecto a todos los miembros del grupo de trabajo online, que pasan a tener así una visión más global y no una mera relación ‘cliente-proveedor’ o ‘jefe-empleado’, como ocurre con los proyectos a distancia.
  • Mayor control para la cúpula sobre el cumplimiento de las tareas.

Imagen Ambrozjo  en Sxc.hu

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